Mijn account
Profielgegevens bekijken, contactinformatie aanpassen, taal kiezen of zien welk pakket, abonnement of lidmaatschap actief is.
Klantportalen · ledenzones · e-learning · kennisbanken
Eén login voor alles wat je klant, lid of medewerker nodig heeft.
Facturen. Documenten. Je account. Opleidingen. Video’s. Procedures. Voortgang.
Ghostbuster bouwt portalen op maat waar mensen niet alleen informatie terugvinden, maar ook echt iets kunnen doen.
Account
Documenten
Leren
Facturen
Kennis
Klanten · leden · medewerkers · partners · persoonlijke toegang
Alles bestaat. Alleen niet op dezelfde plek.
Een factuur in je mailbox. Een opleiding ergens anders. De procedure in een map die niemand vindt.
Veel organisaties hebben alle informatie die hun klanten, leden of medewerkers nodig hebben al.
Alleen zit ze verspreid over mails, SharePoint-links, PDF’s, losse websites, videosystemen, boekhoudsoftware en documenten waarvan niemand nog precies weet welke versie de juiste is.
Voor de gebruiker betekent dat zoeken. Voor de organisatie betekent het dezelfde vragen opnieuw beantwoorden.
Een portaal brengt niet gewoon informatie samen. Het geeft iedere gebruiker één vaste plek om verder te kunnen.
Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde digitale omgeving waarin klanten na het inloggen persoonlijke informatie, documenten, facturen, downloads of andere diensten kunnen raadplegen en beheren.
Zo’n portaal hoeft niet alleen voor klanten te zijn. Dezelfde techniek kan gebruikt worden voor leden, medewerkers, partners, leveranciers, dealers of andere groepen die persoonlijke toegang tot informatie en functies nodig hebben.
Niet iedereen hoeft hetzelfde portaal te zien.
Wat kan iemand achter die ene login doen?
Facturen
Facturen bekijken, betalingsstatus opvolgen en documenten opnieuw downloaden zonder daarvoor een mail te moeten zoeken.
Documenten & downloads
Handleidingen, formulieren, certificaten, contracten, templates of andere persoonlijke bestanden op één plek aanbieden.
Opleidingen
Cursussen, modules en lessen volgen met video's, tekst, documenten en korte kennistests.
Voortgang
Zien welke lessen afgerond zijn, waar iemand gebleven is en welke onderdelen nog moeten gebeuren.
Kennisbank
Procedures, FAQ's, werkinstructies en interne kennis doorzoekbaar maken als wiki.
Gebruikers
Afhankelijk van het type portaal meerdere gebruikers, collega's of teamleden onder één organisatie of account beheren.
Persoonlijke inhoud
Alleen informatie tonen die relevant is voor de gebruiker, zijn organisatie, rol, pakket of traject.
Wat is een LMS?
Een Learning Management System of LMS is software waarmee opleidingen, lessen en leermateriaal georganiseerd, aangeboden en opgevolgd kunnen worden.
Een LMS kan video’s, tekst, documenten, opdrachten, kennistests, voortgang en certificaten combineren binnen één leeromgeving.
Maar een opleiding staat zelden helemaal los van de rest van een organisatie.
Daarom hoeft het LMS bij Ghostbuster geen apart eiland te zijn naast je klant- of medewerkersportaal.
Een klantportaal en een leerplatform kunnen gewoon dezelfde omgeving zijn.
Van factuur tot videoles zonder opnieuw in te loggen.
Iemand logt in en ziet zijn account. Een openstaande of betaalde factuur. Nieuwe documenten. Zijn opleidingen. Een cursus waar hij gisteren halverwege stopte. En misschien een procedure die alleen voor zijn functie relevant is.
Voor de gebruiker is dat één omgeving.
Achter de schermen kunnen verschillende databronnen en systemen die omgeving voeden.
Mijn omgeving
Fictief voorbeeld
- 01 Profiel Gegevens en voorkeuren
- 02 Documenten Persoonlijke bestanden
- 03 Facturen Status en downloads
- 04 Opleidingen Cursussen en modules
- 05 Kennis Procedures en wiki
- 06 Voortgang Waar sta ik?
Ook voor je eigen medewerkers
Een nieuwe medewerker hoeft zijn eerste week niet uit twintig mails te leren.
Onboarding is eigenlijk een leertraject.
Wie start, moet weten wie wie is, welke tools gebruikt worden, hoe processen lopen, waar documenten staan en wat de afspraken zijn.
Dat kun je stap voor stap aanbieden in dezelfde omgeving.
-
Dag 1
Welkom + praktische informatie
-
Week 1
Tools + procedures
-
Week 2
Productkennis
-
Week 3
Praktijksituaties
-
Afronding
Kennistest + certificaat
Iedereen krijgt dezelfde basis. De medewerker ziet wat nog moet gebeuren. De organisatie kan opvolgen waar iemand staat.
Niet elke opleiding hoeft een “opleiding” te zijn. Soms zijn vijf korte video’s, drie procedures en een checklist precies genoeg.
En soms heb je geen cursus nodig. Je wilt gewoon weten hoe iets moet.
Niet alle kennis hoort in een opleiding.
Sommige informatie moet iemand op het juiste moment kunnen terugvinden: hoe maak ik een nieuwe klant aan, waar staat het juiste formulier, wat doe ik bij een foutieve factuur of welke stappen volg ik wanneer iemand uit dienst gaat?
Daarom kan hetzelfde portaal ook functioneren als een interne wiki of kennisbank.
Procedure
Nieuwe klant aanmaken
HR
Hoe vraag ik verlof aan?
IT
Nieuwe laptop installeren
Finance
Wat doe ik bij een foutieve factuur?
Sales
Van offerte naar bestelling
Video
Zo gebruik je onze planning
Artikelen kunnen tekst, stappenplannen, video’s, downloads, links en gerelateerde procedures combineren.
Video waar video helpt. Documentatie waar je iets moet kunnen terugzoeken.
Sommige dingen leg je beter uit in beeld. Andere wil je later snel kunnen terugvinden in tekst.
Een goed leer- of kennisportaal hoeft daar niet tussen te kiezen.
Video
- introducties
- producttraining
- demonstraties
- procedures
- onboarding
Documentatie
- stappenplannen
- handleidingen
- checklists
- downloads
- naslagwerk
Een video is sterk om iets uit te leggen. Tekst is sterk wanneer iemand drie weken later één specifieke stap opnieuw zoekt.
Video’s van bijvoorbeeld YouTube of andere toegelaten videobronnen kunnen in het portaal geïntegreerd worden.
Niet iedereen hoeft hetzelfde portaal te zien.
Achter één platform kunnen verschillende soorten gebruikers zitten.
Klant
- account
- projectinformatie
- facturen
- downloads
- support
Lid
- lidmaatschap
- opleidingen
- certificaten
- documenten
- nieuws
Medewerker
- onboarding
- procedures
- interne wiki
- opleidingen
- persoonlijke documenten
Partner
- productinformatie
- downloads
- opleidingen
- certificaten
- commerciële documentatie
Welke informatie iemand ziet, kan afhangen van zijn account, organisatie, rol, rechten of traject.
Dat is iets anders dan één grote documentenpagina met voor iedereen dezelfde inhoud.
En ja, dit kan ook op je beginscherm staan.
Een portaal hoeft niet te stoppen bij een website. Als het gebruik daar baat bij heeft, kunnen we dezelfde omgeving als mobiele PWA opbouwen zodat medewerkers, klanten of leden ze rechtstreeks vanaf hun smartphone openen.
Dat kan interessant zijn wanneer mensen het portaal vaak onderweg gebruiken, opleidingen op locatie volgen of procedures op de werkvloer nodig hebben.
Niet ieder portaal hoeft een app te worden. De vorm volgt het gebruik, niet andersom.
Je portaal hoeft geen eiland te zijn.
De factuur hoeft niet handmatig in het portaal gezet te worden. Een nieuwe medewerker hoeft niet in vier systemen afzonderlijk aangemaakt te worden. En een opleiding hoeft niet iedere keer handmatig aan dezelfde gebruikersgroep toegewezen te worden.
Via API-koppelingen en procesautomatisatie kunnen gegevens uit bestaande systemen onderdeel worden van dezelfde gebruikerservaring.
- CRM / ERP / boekhouding
- API
- Klant- of leerportaal
- Account · facturen · leren · documenten
- Automatisatie
Een portaal wordt pas persoonlijk wanneer de informatie ook echt van die gebruiker is.
Een gebruiker kan bijvoorbeeld zijn profielgegevens, organisatie, pakket, lidmaatschap of beschikbare gebruikers bekijken.
Facturen kunnen per account zichtbaar zijn, samen met status, datum en een downloadbare PDF.
Downloads kunnen algemeen zijn, maar ook specifiek gekoppeld worden aan één klant, gebruiker, project, opleiding of periode.
Fictief voorbeeld
Account
Professional
8 van 12 gebruikers actief
Facturatie
Laatste factuur
€ 247,00 · Betaald
Documenten
3 nieuwe bestanden
Sinds je laatste bezoek
Deze schermvoorbeelden zijn verzonnen ter illustratie. Ze horen niet bij een bestaand klantenproject.
Persoonlijke informatie vraagt persoonlijke toegang
Een mooie loginpagina is geen toegangscontrole.
Zodra een portaal persoonlijke gegevens, facturen, documenten of interne informatie bevat, moet duidelijk zijn wie wat mag zien.
Daarom horen zaken zoals authenticatie, rollen, rechten, sessiebeheer, veilige downloads, logging en de lifecycle van gebruikers bij het ontwerp van het systeem.
Iemand die uit dienst gaat, hoeft bijvoorbeeld niet nog maanden toegang te houden tot interne procedures. Een klant hoeft documenten van een andere klant nooit te kunnen zien.
Veiligheid is geen garantie. Het is een manier van werken.
Lees hoe Ghostbuster naar Safety First kijktJe hoeft geen volledig LMS te bouwen als vijf lessen genoeg zijn.
Maatwerk betekent niet automatisch groter.
Soms is een uitgebreid leerplatform nodig met categorieën, cursussen, voortgang, kennistests en certificaten.
Soms heeft een organisatie vooral één login nodig waar klanten hun facturen en documenten terugvinden.
En soms is een eenvoudige interne kennisbank met video’s, procedures en een goede zoekfunctie precies genoeg.
We bouwen wat het gebruik nodig heeft. Niet wat op een featurelijst indrukwekkend staat.
Kijk straks zelf rond in een volledig klant- en leerportaal.
In de interactieve demo bouwen we geen losse landingspagina, maar een volledige fictieve portalervaring.
Je zult kunnen rondklikken tussen een persoonlijk dashboard, account, facturen, documenten, opleidingen, videolessen, voortgang en een interne kennisbank.
Op mobiel moet diezelfde omgeving bijna als een echte app aanvoelen.
De interactieve klantportaal-demo staat binnenkort online.
Bespreek intussen mijn portaalEerst bepalen wie binnenkomt. Dan pas wat er op het dashboard staat.
Ghostbuster BV uit Oostkamp bouwt maatwerksoftware voor organisaties die vastlopen op standaardsoftware, losse tools en informatie die over te veel plaatsen verspreid zit.
Bij een klant- of leerportaal begint dat niet met de keuze van een LMS-template.
Eerst bekijken we wie het portaal gebruikt, welke informatie die persoon nodig heeft, uit welke systemen die informatie komt en welke acties hij zelf moet kunnen uitvoeren.
Daarna bepalen we welke onderdelen logisch samenhoren, welke rollen en rechten nodig zijn en waar koppelingen met bestaande software zinvol zijn.
Twee organisaties kunnen allebei vragen om “een klantportaal” en uiteindelijk een totaal andere oplossing nodig hebben.
Veelgestelde vragen over klantportalen en e-learning
Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde digitale omgeving waarin klanten na het inloggen persoonlijke informatie, documenten, facturen, downloads of andere diensten kunnen raadplegen en beheren. Hetzelfde principe kan ook gebruikt worden voor leden, medewerkers, partners of andere gebruikersgroepen.
Wat kan een klant in een klantportaal bekijken?
Dat hangt af van het doel van het portaal. Mogelijkheden zijn profielgegevens, facturen, documenten, downloads, projectinformatie, opleidingen, certificaten, berichten en andere informatie die specifiek bij die gebruiker of organisatie hoort.
Wat is een LMS?
Een Learning Management System of LMS is software waarmee opleidingen, lessen en leermateriaal georganiseerd, aangeboden en opgevolgd kunnen worden. Een LMS kan onder andere video's, documenten, kennistests, voortgang en certificaten combineren.
Kan een klantportaal ook e-learning bevatten?
Ja. Een klantportaal en LMS hoeven geen aparte systemen te zijn. Accountgegevens, documenten, opleidingen, video's, voortgang en facturatie kunnen binnen dezelfde persoonlijke omgeving worden samengebracht.
Kan ik video's en documenten aanbieden?
Ja. Een portaal kan videolessen, handleidingen, PDF's, checklists, templates en andere downloads combineren. Video is handig om iets uit te leggen, terwijl tekst en documenten beter werken voor informatie die iemand later snel opnieuw moet kunnen opzoeken.
Kan een LMS gebruikt worden voor onboarding van medewerkers?
Ja. Een leerplatform kan nieuwe medewerkers stap voor stap door video's, procedures, documenten, opdrachten en kennistests leiden en hun voortgang bijhouden. Zo kan onboarding een duidelijk traject worden in plaats van een verzameling losse mails en documenten.
Kunnen gebruikers hun voortgang zien?
Ja. Het portaal kan bijhouden welke lessen of modules voltooid zijn, waar iemand gebleven is en welke onderdelen nog moeten gebeuren. Welke voortgang wordt opgeslagen en wie die mag bekijken, hangt af van het doel en de rechten binnen het platform.
Kan het portaal gekoppeld worden aan CRM of facturatie?
Ja, wanneer de betrokken systemen daarvoor een bruikbare koppeling aanbieden. Via API-koppelingen en automatisatie kunnen bijvoorbeeld accountgegevens, facturen, gebruikers of andere informatie uit bestaande software onderdeel worden van het portaal.
Kan een klantportaal ook als mobiele app werken?
Ja. Een klantportaal kan als mobiele PWA worden gebouwd wanneer gebruikers de omgeving vaak op smartphone of tablet nodig hebben. Of dat zinvol is, hangt af van het gebruik; niet ieder portaal hoeft een app te worden.
Kan iedere gebruiker andere informatie zien?
Ja. In een portaal kunnen rollen en rechten bepalen welke pagina's, documenten, opleidingen en gegevens iemand mag zien. Dat is belangrijk voor gebruiksgemak, maar ook om persoonlijke of interne informatie niet bij de verkeerde gebruiker terecht te laten komen.